A troca de correspondência por meio digital tem como finalidade melhorar a comunicação entre cartórios (serviços notariais e de registro), os tribunais superiores e os tribunais de outros Estados, assegurando, assim, maior celeridade e eficiência ao andamento dos processos, bem como o aumento da segurança no tráfego das informações oficiais. Outro benefício da ferramenta é a economia para os tribunais, uma vez que a troca de correspondências e ofícios – feita por meio de carta registrada, por exemplo, (com aviso de recebimento) dos Correios – tem custo de aproximadamente R$ 7,20 por unidade.

O malote digital substitui, oficialmente, a remessa física de papel, especialmente, ofícios, comunicações internas, comunicados oficiais, solicitações e respostas de informações processuais. Conforme orienta o Ofício Circular nº 063/2014, da CGJGO, que dispõe sobre a regulamentação do uso do sistema pelas unidades judiciais e administrativas e as serventias extrajudiciais de Goiás, tratam-se de comunicações oficiais os ofícios e as informações relacionados a processos administrativos ou procedimentos, inclusive os disciplinares, no âmbito da Corregedoria, assim como aqueles dirigidos a quaisquer órgãos ou unidades do Poder Judiciário.

Também estão inclusos nesse rol os atos e ordens judiciais de interesse do serviço notarial e de registro (restauração, suprimento e retificação de assentamento, além de averbações em geral), a comunicação de atos e ordens judiciais de interesse do serviço notarial e de registro civil em especial as hipotecas judiciais, penhoras, arrestos, sequestros e indisponibilidade de bens, bem como aqueles referentes ao registro ou averbação, informações feitas mediante cartas relacionadas em protocolo, ao óbito, ao casamento, à emancipação, interdição e ausência, a mudança de nome em virtude do casamento, a dissolução e a anulação do casamento, e restabelecimento da sociedade conjugal, dentre outros.

Conforme esclarece o ofício, os documentos deverão ser digitalizados obrigatoriamente no formato PDF (Portable Document Format) e no tamanho máximo de 2000 KB cada arquivo, que poderá ser anexado com outros documentos para unidade de destino selecionada. O malote digital, que gera economia de tempo, dinheiro e material humano, é de fácil navegação e sua estrutura de menus e opções possibilita a realização de todas as tarefas disponibilizadas.

Desenvolvido inicialmente pelo Tribunal de Justiça do Rio Grande do Norte (TJRN) para uso interno, o Malote Digital - originalmente chamado Hermes - foi cedido por meio de convênio ao CNJ que o regulamentou através da Resolução nº 100/2009 e do Provimento nº 25. O novo sistema garante segurança no envio de documentos ao permitir identificar dia e hora em que a mensagem foi visualizada pelo destinatário e quais usuários tiveram acesso àquelas informações.

Fonte: TJGO